Videoconferencing is in de afgelopen jaren steeds populairder geworden. Dat komt onder meer door de corona pandemie, maar ook daarvoor werd videoconferencing al gebruikt door bedrijven om vergaderingen, sollicitaties en interviews op afstand uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld omdat een medewerker ziek was of zich in het buitenland bevond. Tegenwoordig is het gebruik van online videobellen niet meer dan normaal geworden: dagelijks gebruiken nog steeds miljoenen mensen programma’s als Zoom en Google Meet om elkaar te spreken.
Hoe is videoconferencing ineens zo populair geworden?
Videoconferencing is geen nieuw fenomeen, maar is voornamelijk door de corona pandemie populair geworden. Door de maatregelen die getroffen werden moesten veel mensen ineens thuis werken en konden zij collega’s niet meer zien of spreken. Er werd gezocht naar mogelijkheden om nog steeds persoonlijk contact te houden ongeacht de afstand, en vanzelfsprekend installeerden mensen massaal apps als Zoom, Microsoft Teams en Skype.
Videoconferencing in een notendop: wat heb je nodig?
Om efficiënt een online meeting te houden is de nodige voorbereiding vereist. Het is algemeen bekend dat het een uitdaging kan zijn om digitaal samen te werken. Om videoconferencing zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn er een aantal zaken waar rekening mee gehouden dient te worden. Naast het optimaliseren van de conferentieruimte moeten deelnemers ook beschikken over de juiste apparatuur om deel te kunnen nemen aan de online vergadering. Daarbij is het belangrijk om vooraf alles te testen, zoals de camera, het geluid en de microfoons, om te voorkomen dat de vergadering onderbroken wordt door technische problemen.
Vaak wordt er gewerkt volgens het Bring Your Own Device (BYOD) concept: iedere medewerker mag dan gebruik maken van een persoonlijk apparaat, zoals een eigen laptop, computer of telefoon. Om dit concept echter goed te laten werken zijn er wel een aantal elementen nodig in een vergaderruimte om videoconferencing mogelijk te maken, zoals de juiste kabels en connectors, voldoende stroompunten en natuurlijk een projector. Zo’n projector moet dan tevens eenvoudig te bedienen zijn. Niet iedere medewerker beschikt immers over dezelfde technische kennis, maar wel dient iedere medewerker een vergadering te kunnen starten, plannen of te beëindigen.
Videoconferencing in de toekomst
Videoconferencing is de afgelopen jaren enorm gegroeid en zal ook in de toekomst een belangrijke rol blijven spelen binnen bedrijven. De pandemie heeft deze trend in een stroomversnelling gebracht en daarmee is videobellen nu voor veel (zakelijke) communicatie onmisbaar. Niet alleen voor bedrijven die internationaal willen handelen, maar ook voor kleinere bedrijven is het een goede manier voor medewerkers om met elkaar contact te blijven houden, ook op afstand. Naast het verbeteren van de kwaliteit van ons beeld en geluid zal ook veiligheid een grote rol gaan spelen in de ontwikkeling van videobellen.