Het innen van facturen kan zeer tijdrovend zijn. Als al je klanten op tijd betalen valt het wel mee, maar als dat niet zo is dan kan er heel wat kostbare tijd gaan zitten in het sturen van betalingsherinneringen en aanmaningen. Dan hebben we het nog niet eens over vervolgtrajecten zoals een incassobureau inschakelen of de deurwaarder. Je moet hiervoor ook nog de termijnen goed in de gaten houden. Te vroeg een herinnering sturen is niet handig, want dat zal ergernis opwekken, maar veel te laat is ook niet slim, want dat kan problemen geven als je naar de rechter stapt om beslag te kunnen laten leggen.
De oplossing voor goed debiteurenbeheer
Wil je de factuur factoring in goede banen leiden dan is het goed te weten dat je dit proces kunt automatiseren. Facturen worden automatisch gegenereerd en verstuurd. Als de betalingstermijn is verstreken wordt er automatisch een herinnering gestuurd. Je kunt zelf instellen wanneer dit gebeurt. Als de betalingstermijn 14 dagen is kun je bijvoorbeeld na 16 dagen een herinnering laten sturen. Als er dan nog niet wordt betaald kun je nog een dringend verzoek of een aanmaning sturen. Als de debiteur wederom niet reageert kan het systeem de vordering automatisch doorsturen naar een incassobureau.
Het incassobureau neemt dan de vordering over. Als er vervolgens een betalingsregeling wordt getroffen kan je de bewaking van het ontvangen van deelbetalingen ook weer in het systeem zetten, zodat je precies weet hoeveel er binnen is van een openstaande vordering en hoeveel er nog betaald moet worden.
Houd zicht op je debiteurenbeheer met uitbesteding
Het klinkt wat tegenstrijdig om te stellen dat je zicht houdt op je debiteurenbeheer uit te besteden. Maar juist door hiervoor te kiezen kun je beschikken over een goed overzicht over de binnengekomen betalingen en de facturen die nog open staan. Als je kiest voor automatische incasso uitbesteden kun je zelf bepalen wat het incassobeleid is. Neemt een klant contact op om aan te geven dat hij zeker zal betalen, maar dat het door omstandigheden een week langer duurt? Dan pas je de data in zijn dossier aan. Het systeem controleert vervolgens automatisch of de klant zijn afspraak nakomt. Vervolgens bepaal je ook weer zelf wat de vervolgstap wordt als dat niet zo is. Ga je nog eens een verzoek sturen aan de klant of is de maat vol en draag je de incasso over? Aan jou de keuze.
