Je zouden denken dat het aansluiten van je planningsysteem op Outlook een ‘no-brainer’ is. Maar is een boeking in de planning wel hetzelfde als een afspraak? In deze blog bespreken we waar je op moet letten. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.
Outlook leeft typisch in de wereld van afspraken. Een afspraak is heel specifiek en heeft een begin- en eindtijd. In de wereld van planning wordt er vaak ook in grote eenheden gepland. Bij een groot project worden medewerkers vaak voor hele dagen ingepland en dat vaak voor weken of zelfs maanden achter elkaar.
Praktijkervaringen met de planning in Outlook
Bij een 1-weg koppeling met Outlook wordt er in de planning software gepland en worden deze boekingen een-op-een als afspraken doorgezet naar Outlook. Bij een 2-weg koppeling gaan de afspraken van de medewerker nu ook automatisch richting de planning software.
We illustreren dit aan de hand van een voorbeeld van een consultant die een hele dag bij de klant zit. In de planning staat hij voor die dag ingepland. De consultant heeft daarnaast op de dag zelf verschillende afspraken in zijn Outlook-agenda staan. Die zijn voor de resource planning niet echt interessant.
Figuur 1: Een voorbeeld van de planning van een consultant.
In het voorbeeld is een boeking in de planning niet gelijk aan een afspraak. Voor de consultant is de planningsboeking niet meer dan een herinnering. Deze planningsboekingen in de Outlook-agenda zetten kan ook nadelen hebben. Ze kunnen voor collega’s en externen de indruk wekken dat de consultant niet beschikbaar is.
Bij een 2-weg koppeling met Outlook ontstaat een aanvullend probleem. De drie afspraken van de consultant worden vanuit Outlook geïmporteerd en opgenomen in de planning. De planning wekt nu onterecht de indruk dat de consultant overboekt is.
Een ander probleem is de vastlegging van de overgehaalde afspraken in de planning software. In een planningssysteem wordt namelijk alles gestructureerd vastgelegd op projecten. Echter, afspraken in Outlook kan je niet aan een project koppelen. In de planning komen al deze afspraken nu op één hoop en dit vertroebelt het inzicht.
Tot slot lopen we bij een 2-weg koppeling ook tegen de situatie aan dat medewerkers afspraken in hun agenda kunnen misbruiken. Denk bijvoorbeeld aan die herinnering in je agenda dat iemand jarig is of dat er een reparateur langskomt. Als je deze afspraken in de planning overneemt dan komt dit ten onrechte ten laste van de beschikbaarheid van medewerkers.
Best practices
De planning in Outlook brengt dus wat uitdagingen met zich mee. Vooral als je deze in een 2-weg koppeling wilt laten werken met je planning software. Voor een effectieve samenwerking tussen je planning en Outlook zijn de volgende best practices nodig.
1. Vanuit de planning de status in Outlook aansturen
Als je een boeking in de planning naar Outlook stuurt, dan wil je in elk geval de status van de boeking aan kunnen sturen. In het voorbeeld met de consultant wil je niet de status “Bezet” aan de planningsboeking meegeven, maar “Beschikbaar”. Zo kan men nog gewoon afspraken met de consultant maken.
2. Koppel Outlook afspraken aan een project
Als je medewerkers zelf vanuit Outlook mogen plannen, dan moeten ze ook aan kunnen geven op welk project het gaat. Ze moeten net zoals in de planning software het project kunnen selecteren en aan kunnen geven of het om een harde of zachte afspraak gaat. Zo weten de planners of ze andere zaken om de afspraak heen moeten plannen of niet.
3. Markeer losse afspraken als notities in de planning
Je zou met je medewerkers kunnen afspreken dat als een afspraak niet bij een project hoort, dat deze afspraak geen status heeft. In de planning worden ze dan niet getoond en de planners kunnen de medewerkers dan inplannen. Wil je deze afspraken wel in de planning software zien, dan is het belangrijk dat deze afspraken als een notitie in de planning worden geplaatst. Dan hebben ze geen gevolgen voor de beschikbaarheid van de medewerkers.
4. Hou de eindregie in de planning software
Tot slot moet je de mogelijkheid hebben om in de planning software de eindregie te houden. Dat betekent dat planners de Outlook-afspraken van de medewerkers in de planning moeten kunnen wijzigen. Zie je bijvoorbeeld in de planning dat een afspraak in Outlook bij een project hoort, dan moet de planner de afspraak direct aan een project kunnen koppelen.
Conclusie
Met de vraagstukken en best practices uit deze blog hebben we proberen aan te geven waar je over moet nadenken. Als je centraal plant dan is een 1-weg koppeling voldoende. Wil je decentraal plannen door je medewerkers mogelijk maken? Maak dan goede afspraken met al je medewerkers over hoe ze Outlook moeten gebruiken. Met een 2-weg verbinding tussen je planning en Outlook behoren de agenda’s van de medewerkers nog meer tot het domein van het hele bedrijf. Hierdoor is het zeer belangrijk dat iedereen op dezelfde manier werkt, anders wordt het plannen van projecten eerder moeilijker dan makkelijker.
