Een seminar organiseren hoeft geen rocket sience te zijn. Zolang je maar creatief en ondernemend bent, en je op je hoede bent voor de meest voorkomende fouten van het organiseren van een seminar. Wij zetten de 5 belangrijkste valkuilen voor je op een rij. Zo weet je zeker dat jouw volgende seminar vlekkeloos verloopt.
Geen duidelijke doelgroep hebben
Het is belangrijk dat je één doelgroep kiest. Hier stem je de inhoud van het seminar op af. Wat wil je na afloop van het seminar bereikt hebben? Welke inhoud en vorm is er nodig om dit te bereiken? Zo komt je boodschap misschien het beste over wanneer je online een seminar houdt, of juist door te kiezen voor een inspirerende eventlocatie.
De ‘save the date’ te laat verzenden
Wees er op tijd bij met het verzenden van de ‘save the date’. Deze wil je zo’n 3 maanden van tevoren de deur uit hebben. De uitnodigingen verstuur je zo’n 6 weken voor jouw evenement. In de uitnodiging vermeld je wat het seminar inhoudt, wat de bezoeker eraan heeft, hoe ze zich inschrijven en waar en wanneer het plaatsvindt.
Het seminar niet vastleggen
Ook als je de uitnodigingen al ver van tevoren verstuurt zullen er altijd mensen zijn die niet aanwezig kunnen zijn. Door het seminar vast te leggen met film en fotografie kun je deze achteraf alsnog op de hoogte stellen van de inhoud. Ook wordt het in de toekomst makkelijker om gasten te enthousiasmeren om deel te nemen aan een volgend seminar of congres wanneer je leuke beelden hebt van het evenement.
Lees ook: Een zakelijk evenement organiseren; deze 3 dingen worden vaak vergeten
Kiezen voor kantoortijden
Een seminar vormt een mooie afwisseling op kantoordagen. Plan jouw seminar niet van 9 tot 5, want dan staan veel van jouw bezoekers in de file. Zet ook niet te veel op het programma. Dit werkt averechts omdat jouw gasten niet de hele dag genoeg concentratie op kunnen brengen. Onderzoek heeft aangetoond dat je een dagprogramma het best kunt opdelen in 3 of 4 hoogtepunten met daartussen rustmomenten. Door de eigen concentratiecurve beter te kennen is het ook eenvoudiger om de werkdag efficiënter te benutten.
Geen opvolging geven
Na het seminar hebben veel organisatoren het idee dat hun taak erop zit. Het is echter zonde om na afloop van het evenement niets meer van je te laten horen. Vraag je gasten bijvoorbeeld om een korte enquête in te vullen zodat je weet wat goed ging en waar nog ruimte zit voor verbetering. Afhankelijk van je doel kan het ook goed werken om een link te sturen naar een fotogalerij of aftermovie zodat de gasten het geslaagde seminar nog eens kunnen herbeleven.
Deze fouten zal jij in ieder geval nooit meer maken. Dus haal je organisatietalent naar boven en organiseer de meest leerzame en inspirerende seminar voor jouw doelgroep.
