Vergaderen kan enorm succesvol of een grote flop zijn. Er lijkt geen tussenweg te zijn. Helaas blijken de meeste mensen negatief tegenover vergaderingen te staan. Ze duren vaak te lang, er wordt te weinig bereikt, er is weinig perspectief en er is te weinig ruimte voor zelfzorg in de vorm van eten of het houden van pauzes. Dit alles leidt niet alleen tot een negatief gevoel, maar ook tot weinig effectieve vergaderingen. Tijd om hier verandering in te brengen.
Met het juiste organisatietalent van de voorzitter valt er veel te bereiken. Niet alleen goed voor je bedrijf, maar voor het hele team. Vergaderen kan je leren. Met behulp van de volgende drie tips en de juiste vergaderruimte zal je merken dat effectief vergaderen helemaal niet zo moeilijk hoeft te zijn.
1. Vergader buiten de deur
Vergaderen buiten de deur is bewezen meer effectief dan wanneer je dit gewoon op kantoor zou doen. Toch wordt er nog al te vaak voor gekozen om even snel te vergaderen op kantoor. Vaak tussen de praktijken door. Hierdoor zijn er veel stoorzenders aanwezig en zit iedereen op ‘hete kolen’ om maar weer aan de slag te gaan.
Een andere omgeving doet wonderen. Een exclusieve vergaderlocatie prikkelt direct de creativiteit en geeft bovendien een gevoel van urgentie. De vergadering moet wel heel belangrijk zijn, wil de werkgever hier echt een aparte locatie voor boeken. Bovendien biedt het ook ruimte voor meer voorbereiding. Vergaderlocaties worden immers meestal weken tot maanden van tevoren gereserveerd. Die tijd kun je benutten om iedereen duidelijk te maken wat er tijdens de vergadering besproken gaat worden. Zo kunnen ze hier al over nadenken en kunnen er al direct een aantal ideeën geopperd worden.
2. Een vaste begin- en eindtijd
Te weinig perspectief is een veelgehoord probleem tijdens het vergaderen. Niemand vindt het fijn om niet te weten waar ze aan toe zijn. Ze willen weten wanneer ze naar huis kunnen, wanneer ze andere afspraken kunnen maken en hoe lang de vergadering eigenlijk gaat duren. Het is daarom belangrijk om een vaste begin- en eindtijd te hanteren. Zo is de planning direct voor iedereen duidelijk. Zorg er wel voor dat je met name de eindtijd ook echt respecteert. Op die manier voorkom je dat mensen vroegtijdig de vergaderruimte zullen verlaten omdat ze andere afspraken hebben staan.
3. Duidelijk doel
Het is belangrijk om altijd een duidelijk doel te hebben voor de vergadering. Bedenk daarom goed wat je precies met de vergadering wil bereiken. Is het voor jou een moment om iedereen te informeren? Is er een probleem en wil je dat iedereen helpt bij het oplossen hiervan? Of ben je misschien op zoek naar manieren om het bedrijf verder te laten groeien? Deze kunnen allemaal aan bod komen tijdens de vergadering. Wel is het belangrijk dat het voor de genodigden duidelijk is wat het doel is.
