Vroeger werd de personeelsadministratie nog met pen en papier en in dikke dossiermappen werd bijgehouden. Dat maakte jaren geleden plaats voor diverse softwarepakketten die vaak lokaal op een computer werden geïnstalleerd en geraadpleegd. Tegenwoordig zijn de meeste software voor salarisadministratie online. Dit heeft vele voordelen ten opzichte van de traditionele manier.
Altijd en overal te raadplegen
Een online salarissoftware systeem is altijd en overal, op elk device, te raadplegen. Vaak werkt de software via een benaderbare website URL waarmee met een e—mailadres of gebruikersnaam of wachtwoord kan worden ingelogd. In sommige gevallen wordt ook gebruikt gemaakt van tweestapsverificatie (bijvoorbeeld via SMS of een mailadres) om extra veiligheid te waarborgen.
Zo kun je en je werknemers op de personeelsadministratie of HR altijd bij de informatie, zolang zij maar een apparaat met internet tot hun beschikking hebben.
Per gebruiker verschillende rechten in te stellen
Voor elke gebruiker die toegang moet hebben tot het systeem kun je een rol instellen. Hiermee geef je die gebruiker (die worden onderscheiden op basis van mailadres) bepaalde rollen wel of niet. Zo kunnen werknemers op de personeelsafdeling alle gegevens van alle medewerkers zien én wijzigen terwijl assistenten alleen de gegevens kunnen inzien.
Geen zorgen om updates
Lokale softwarepakketten verouderen snel, helemaal omdat de wet- en regelgeving rondom personeelsadministratie ook snel verandert. Daardoor zijn zij heel erg aan updates onderhevig. Vaak ben je hiervoor zelf verantwoordelijk om deze tijdig te installeren. Met een online salarisverwerkingsprogramma ben je ervan verzekerd dat deze tijdig worden geüpdatet. Het bedrijf waar je je online software hebt afgesloten, zal zorg dragen voor het online systeem en zo nodig bijwerken. Hier heb je dus geen omkijken meer naar.
Online samenwerking
Online tools geven de mogelijkheid om met verschillende accounts samen te werken aan een systeem of document. Dat bevordert een snelle en goede samenwerking. Mutaties worden direct zichtbaar en iedereen binnen de organisatie is op de hoogte van elke stap. Ook is er altijd toegang tot de omgeving en de documenten. Ook medewerkers profiteren hiervan: zij kunnen op elk gewenst moment hun gegevens inzien of opvragen of kunnen via een support onderdeel binnen de portal direct antwoord vinden op hun vragen of contact op nemen met de juiste personen.
Mogelijkheid om koppelingen toe te voegen
Het aantal online tools voor diverse processen binnen je bedrijfsactiviteiten wordt steeds groter. Met online systemen bestaat de mogelijkheid om deze aan elkaar te koppelen of deze met elkaar te laten communiceren. Zo kan er een koppeling worden gemaakt tussen de salaris software en de financiële software, of met het tijdsregistratiesysteem of planningstool. Ook is het mogelijk om personeelsmutaties direct te verwerken bij de verzuimverzekering of arbodienst. Dit zal je personeelsadministratie medewerkers of afdeling heel veel onnodige tijd besparen.
Veilig en betrouwbaar
Online salarisadministratie software betekent stabiliteit en continuïteit. Je kunt erop vertrouwen dat alle (vaak gevoelige) gegevens van je medewerkers in een veilige omgeving staan en dat alles aan de laatste eisen rondom wet- en regelgeving voldoet. Ook ben je beter beschermt tegen crashes dan bij offline software.
